Przedmiotem zamówienia jest objęcie opieką autorską i asystą techniczną oraz zapewnienie usługi hostingu przez okres 12 miesięcy od dnia podpisania umowy, posiadanego przez gminę Wałbrzych Systemu Zarządzania Oświatą oraz modułu Kadry i Płace.

W ramach usługi świadczenia opieki oraz asysty technicznej Zamawiający oczekuje od Wykonawcy: udzielania pomocy technicznej dla użytkowników modułów w dni robocze (tj. od poniedziałku do piątku) w godzinach 8.00 – 16.00; dostosowywania systemu oraz modułu KP do aktualnie obowiązującego stanu prawnego regulacji ustawowych obowiązujących w Rzeczypospolitej Polskiej, wykorzystywanych lub mających zastosowanie w oprogramowaniu; uwierzytelniania serwerów za pomocą certyfikatów.
W ramach usługi hostingu Zamawiający oczekuje od Wykonawcy zapewnienia wystarczającej ilości miejsca na serwerze oraz stałe (24 godziny na dobę) utrzymanie Systemu na serwerach internetowych Wykonawcy, umożliwiające dostęp do Systemu poprzez sieć Internet .

Gmina posiada System Zarządzania Oświatą, który składa się z następujących modułów i następujących funkcjonalności:
- System Zintegrowany – System wspomagający Zarządzanie Oświatą, umożliwia wprowadzanie danych tylko w jednym miejscu. Automatyczna wymienia dane pomiędzy aplikacjami/modułami. Zarządzanie użytkownikami jest centralne, a logowanie jednokrotne do wszystkich modułów/aplikacji. Zintegrowany z oprogramowaniem Krakfin, Rekord, Płatnik, Banki.
- Kadry i Płace – rejestrowanie danych placówek oświatowych w zakresie danych niezbędnych do przygotowania wszelkich dokumentów wewnętrznych oraz zewnętrznych; rejestrowanie kadrowych danych pracowników; wydruki dokumentów kadrowych (umowy, rozwiązywanie umów, urlopy, świadectwa pracy etc); przygotowanie elektronicznych dokumentów zgłoszeniowych i wygłoszeniowych do ZUS; integracja modułu w ramach Systemu Zintegrowanego, raportowanie do SIO i GUS; rejestrowanie danych o zatrudnieniu pracowników niezbędnych w celach płacowych; udostępnienie danych wypłat i potrąceń w układzie klasyfikacji budżetowej do systemu finansowo-księgowego,
import danych dotyczących godzin ponadwymiarowych i doraźnych zastępstw dla celów naliczenia wynagrodzenia za dodatkowe godziny pracy nauczycieli z modułu Organizacji zastępstw i dyżurów; obliczanie wartości należności okresowych lub jednorazowych; przygotowanie elektronicznych zestawień zbiorczych do ZUS (DRA, RCA, RZA, RSA) gotowych do importu do programu Płatnik; parametrów obliczania składek ZUS, rachunków bankowych do przelewów, kredytów i pożyczek, potrąceń indywidualnych; przygotowanie informacji o przelewach oraz eksport przelewów w postaci elektronicznej (do systemu bankowego); eksport informacji o przelewach do urzędów skarbowych w postaci elektronicznej (do systemu bankowego); przygotowanie formularzy podatkowych do rozliczeń z urzędami skarbowymi.

2. W niniejszym postępowaniu Zamawiający określa wymagania, o których mowa w art. 29 ust. 3a ustawy.

2.1. Wykonawca (oraz jego podwykonawcy i dalsi podwykonawcy) jest zobowiązany do zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności w zakresie realizacji zamówienia, jeżeli wykonanie tych czynności polegać będzie na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia
26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy – przez cały okres ich wykonywania. Powyższy obowiązek w szczególności dotyczy następujących czynności:

- udzielania pomocy technicznej użytkownikom oprogramowania.

2.2. Zamawiającemu przysługują następujące uprawnienia kontrolne wobec zobowiązania Wykonawcy, o którym mowa w ust.2.1:

2.2.1. W trakcie realizacji umowy Zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec Wykonawcy odnośnie spełnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane wpkt.2.1 czynności. Zamawiający uprawniony jest w szczególności do:

a) żądania oświadczeń i dokumentów w zakresie potwierdzenia spełnienia wymogów i dokonywania ich oceny,

b) żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełnienia ww. wymogów,

2.2.2. W trakcie realizacji umowy na każde wezwanie Zamawiającego w wyznaczonym w tym wezwaniu terminie Wykonawca przedłoży Zamawiającemu wskazane poniżej dowody w celu potwierdzenia spełnienia wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez Wykonawcę lub podwykonawcę osób wykonujących wskazane w ust. 1 czynności w trakcie realizacji umowy:

a) oświadczenie Wykonawcy lub podwykonawcy o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności, których dotyczy wezwanie Zamawiającego. Oświadczenie to powinno zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, wskazanie, że objęte wezwaniem czynności wykonują osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę wraz ze wskazaniem liczby tych osób, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu Wykonawcy lub podwykonawcy;

b) poświadczoną za zgodność z oryginałem odpowiednio przez Wykonawcę lub podwykonawcę kopię umowy/umów o pracę osób wykonujących w trakcie realizacji umowy czynności, których dotyczy ww. oświadczenie Wykonawcy lub podwykonawcy (wraz z dokumentem regulującym zakres obowiązków, jeżeli został sporządzony). Kopia umowy/umów powinna zostać zanonimizowana w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1781)(tj. w szczególności bez imion, nazwisk, adresów, nr PESEL pracowników). Informacje takie jak: data zawarcia umowy, rodzaj umowy o pracę i wymiar etatu powinny być możliwe do zidentyfikowania;

c) zaświadczenie właściwego oddziału ZUS, potwierdzające opłacenie przez Wykonawcę lub podwykonawcę składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne z tytułu zatrudnienia na podstawie umów o pracę za ostatni okres rozliczeniowy;

d) poświadczoną za zgodność z oryginałem odpowiednio przez Wykonawcę lub podwykonawcę kopię dowodu potwierdzającego zgłoszenie pracownika przez pracodawcę do ubezpieczeń, zanonimizowaną w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 10 maja 2018 r.o ochronie danych osobowych.

2.3. W przypadku uzasadnionych wątpliwości co do przestrzegania prawa przez Wykonawcę lub podwykonawcę, Zamawiający może zwrócić się o przeprowadzenie kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy.

ZMIANY wprowadzone 29.12.2020r. (poniżej)

1.Przedmiotem zamówienia jest objęcie opieką autorską i asystą techniczną oraz zapewnienie usługi hostingu przez okres 12 miesięcy od dnia podpisania umowy, posiadanego przez gminę Wałbrzych Systemu Zarządzania Oświatą oraz modułu Kadry i Płace. W ramach usługi świadczenia opieki oraz asysty technicznej Zamawiający oczekuje od Wykonawcy: udzielania pomocy technicznej dla użytkowników modułów w dni robocze (tj. od poniedziałku do piątku) w godzinach 8.00 – 16.00; dostosowywania systemu oraz modułu KP do aktualnie obowiązującego stanu prawnego regulacji ustawowych obowiązujących w Rzeczypospolitej Polskiej, wykorzystywanych lub mających zastosowanie w oprogramowaniu; uwierzytelniania serwerów za pomocą certyfikatów. W ramach usługi hostingu Zamawiający oczekuje od Wykonawcy zapewnienia wystarczającej ilości miejsca na serwerze oraz stałe (24 godziny na dobę) utrzymanie Systemu na serwerach internetowych Wykonawcy, umożliwiające dostęp do Systemu poprzez sieć Internet. Gmina posiada System Zarządzania Oświatą firm Krakfin / WizjaNet, który składa się z następujących zintegrowanych ze sobą modułów: • Arkusz Organizacyjny • Kadry i Płace • Sekretariat i obowiązki • Rekrutacje • Zarządzanie projektami i przedsięwzięciami • Przedszkola • Platforma wspólnego logowania • Dotacje dla placówek niepublicznych • Portal oświatowy • Panel administrowania systemem 2.W niniejszym postępowaniu Zamawiający określa wymagania, o których mowa w art. 29 ust. 3a ustawy. 2.1. Wykonawca (oraz jego podwykonawcy i dalsi podwykonawcy) jest zobowiązany do zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności w zakresie realizacji zamówienia, jeżeli wykonanie tych czynności polegać będzie na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy – przez cały okres ich wykonywania. Powyższy obowiązek w szczególności dotyczy następujących czynności: - udzielania pomocy technicznej użytkownikom oprogramowania. 2.2. Zamawiającemu przysługują następujące uprawnienia kontrolne wobec zobowiązania Wykonawcy, o którym mowa w ust. 2.1: 2.2.1. W trakcie realizacji umowy Zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec Wykonawcy odnośnie spełnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w pkt.2.1 czynności. Zamawiający uprawniony jest w szczególności do: a) żądania oświadczeń i dokumentów w zakresie potwierdzenia spełnienia wymogów i dokonywania ich oceny, b) żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełnienia ww. wymogów, 2.2.2. W trakcie realizacji umowy na każde wezwanie Zamawiającego w wyznaczonym w tym wezwaniu terminie Wykonawca przedłoży Zamawiającemu wskazane poniżej dowody w celu potwierdzenia spełnienia wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez Wykonawcę lub podwykonawcę osób wykonujących wskazane w ust. 1 czynności w trakcie realizacji umowy: a) oświadczenie Wykonawcy lub podwykonawcy o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności, których dotyczy wezwanie Zamawiającego. Oświadczenie to powinno zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, wskazanie, że objęte wezwaniem czynności wykonują osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę wraz ze wskazaniem liczby tych osób, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu Wykonawcy lub podwykonawcy; b) poświadczoną za zgodność z oryginałem odpowiednio przez Wykonawcę lub podwykonawcę kopię umowy/umów o pracę osób wykonujących w trakcie realizacji umowy czynności, których dotyczy ww. oświadczenie Wykonawcy lub podwykonawcy (wraz z dokumentem regulującym zakres obowiązków, jeżeli został sporządzony). Kopia umowy/umów powinna zostać zanonimizowana w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1781) (tj. w szczególności bez imion, nazwisk, adresów, nr PESEL pracowników). Informacje takie jak: data zawarcia umowy, rodzaj umowy o pracę i wymiar etatu powinny być możliwe do zidentyfikowania; c) zaświadczenie właściwego oddziału ZUS, potwierdzające opłacenie przez Wykonawcę lub podwykonawcę składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne z tytułu zatrudnienia na podstawie umów o pracę za ostatni okres rozliczeniowy; d) poświadczoną za zgodność z oryginałem odpowiednio przez Wykonawcę lub podwykonawcę kopię dowodu potwierdzającego zgłoszenie pracownika przez pracodawcę do ubezpieczeń, zanonimizowaną w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych. 2.3. W przypadku uzasadnionych wątpliwości co do przestrzegania prawa przez Wykonawcę lub podwykonawcę, Zamawiający może zwrócić się o przeprowadzenie kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy.